Komplain atau keluhan dari pelanggan adalah hal yang biasa terjadi dalam dunia bisnis. Jangan heran atau bingung kalau baru mulai bisnis udah dapet komplain dari konsumen. Apalagi kamu yang masih bisnis kecil-kecilan, perusahaan yang sudah berjalan puluhan tahun pun nggak bisa menghindari komplain. Jadi, adanya komplain itu hal yang biasa banget, nggak perlu kaget berlebihan kalau kamu dapet komplain dari konsumenmu.

Tapi, walaupun hal yang biasa, komplain pelanggan itu nggak bisa kamu anggap sepele juga. Kalau nggak kamu tangani dengan baik, salah-salah bisa jadi awal keterpurukan bisnismu. Nggak mau kan kejadian kaya gitu? Nah, buat kamu yang belum tau gimana caranya menghandle komplain dari pelanggan, simak sampai habis ya

Jangan panik

Hal yang pertama harus kamu lakukan adalah tetap tenang dan jangan panik. Kalau kamu udah panik, biasanya kamu akan cenderung menyalahkan balik pelanggan. Yang paling penting kamu harus menunjukkan kepedulian kepada pelanggan, jadi pelanggan juga akan nyaman menceritakan keluhannya.

Dengarkan dengan seksama

Hal yang penting kamu lakukan kalau ada pelanggan komplain tentang produkmu ya dengarkan dengan seksama. Perhatikan apa permasalahan yang dihadapi pelangganmu. Dengan tau detail permasalahan, kamu bisa tau solusi yang pas untuk mengatasi masalah tersebut.

Jangan memotong pembicaraan

Nah, ini yang biasanya bikin pelanggan makin sebel sama kamu. Lagi kesel dapet cacat produk, mau curhat sama yang punya produk, eh pas cerita malah dipotong, padahal belom selesai cerita. Siapa yang nggak makin kesel coba? Makanya kalau ada pelangganmu yang lagi curhat dengerin dulu sampai selesai, baru kamu kasih tanggapan.

Tunjukkan empati

Konsumen juga manusia, makanya kalau kamu menunjukkan empati ke dia, pasti dia juga akan lebih santai. Nggak ada ceritanya tuh pelanggan malah makin kesel sama kamu. Kamu bisa bilang maaf atas ketidaknyamanan yang pelanggan kamu rasakan. Dijamin emosi dia pasti akan turun.

Hindari perdebatan

Kalau ada pelanggan yang curhat, bukan saat yang tepat buat kamu membantah atau bahkan mengajak berdebat. Lebih baik kamu banyak minta maaf deh karena produkmu yang nggak bisa sesuai ekspektasi konsumenmu.

Gunakan kalimat sopan dan luwes

Penting buat kamu tetap menjaga emosi dan menggunakan bahasa atau kalimat yang sopan, walaupun misalnya saja itu bukan kesalahanmu. Perlakukan pelanggan seperti teman atau saudara kamu sendiri.

Berikan solusi terbaik

Ini dia yang paling penting dari semua permasalahan yang ada. Solusi dari masalah tersebut. Tentunya solusi yang nggak hanya menguntungkan kamu, tapi justru solusi yang lebih menguntungkan konsumenmu. Solusi yang pas akan membuat pelangganmu nggak kapok belanja produkmu, Lho!

Segera bertindak

Memang nggak semua masalah bisa selesai hanya dalam satu hari. Tapi usahakan secara maksimal kamu menyelesaikan masalah tersebut. Makin cepat tentunya akan makin bagus. Jangan lupa juga follow up konsumenmu tentang progres penanganan masalah tersebut.

Catat semua komplain

Hal yang penting buat perusahaanmu kalau setiap keluhan atau komplain bisa tercatat rapi dan dijadikan sebagai bahan evaluasi. Dengan adanya catatan tersebut, kamu akan lebih mudah berinovasi dan menghindari permasalahan yang sama muncul kembali di kemudian hari.

Obati kekecewaan konsumen

Kekecewaan konsumen atas produkmu bisa jadi bumerang buat bisnismu sendiri. Apalagi di jaman sekarang ini gampang banget nyebar informasi lewat sosial media. Makanya nggak boleh kamu lupakan untuk mengembalikan kesenangan pada konsumen. Misalnya saja, kirimkan hadiah atau berbagi voucher diskon.

Itulah tadi beberapa hal yang bisa kamu lakukan ketika ada komplain masuk ke perusahaanmu. Nah, kalau kamu nggak mau ribet dapet komplain dari konsumen, kamu bisa pilih bisnis yang udah jelas teruji kualitasnya.

Misalnya aja gabung keagenan dari Makaroni Bonju. Kamu nggak perlu ribet ngurus ini itu, produk yang dateng udah pasti bagus. Enak kan? Makanya gabung aja sekarang! Semoga bermanfaat.